Ihre rechtskonforme e-mail archiverung läuft noch nicht ?

Dann sollten Sie sich bis zum Mai 2018 damit auseinandersetzen! 

Sie finden hier Informationen zum Thema rechtskonforme e-mailarchivierung nach GoBD. 

Gesetzliche und vertragliche Anforderungen an die E-Mail-Archivierung

Viele geschäftliche E-Mails gehören zu den für die Besteuerung relevanten Unterlagen. Daher resultieren die besonderen Anforderungen an ihre Aufbewahrung zum Teil aus dem Steuerrecht. Entsprechend dieser Vorschriften müssen die Mails inklusive der angehängten Daten innerhalb bestimmter Fristen in digitaler Form manipulationssicher gespeichert bleiben. Es muss jederzeit möglich sein, die Daten maschinell zu lesen. Auch aus vertraglichen Vereinbarungen können sich entsprechende Forderungen ergeben. Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung erfüllt diese Ansprüche. Dafür nutzt sie die Möglichkeiten der Komprimierung und Verschlüsselung.

Da die E-Mail mittlerweile der wichtigste Kanal der geschäftlichen Kommunikation ist, muss Sie geschützt werden und schnell abrufbar sein. Durch die Archivierung geht keine Mail mehr verloren.

E-Mails müssen genauso legal behandelt werden, wie die Kommunikation auf dem postalischen Weg. Keine E-Mail-Archivierung zu verwenden kann Sie in Schwierigkeiten mit bestehenden Gesetzen bringen und Ihnen daraus resultierende, empfindliche Strafen einhandeln, den Verlust von gerichtlichen Auseinandersetzungen, und auch die Beschädigung des geschäftlichen Rufs bedeuten.

In der Cloud gespeicherte E-Mails eliminieren Speicherprobleme auf lokalen Servern und das Überlasten lokaler E-Mail-Infrastrukturen.

Individuelle- oder Massenzustellung Ihrer sicher verschlüsselten und komprimierten E-Mails sind nur zwei der Eigenschaften mit denen Sie die Kontrolle über die Mails Ihres Unternehmens behalten.

Über Archivierungskonformität

Es wird nun auch auf internationaler Ebene verlangt, E-Mails mit einer sicheren und vorschriftsmäßigen Lösung zu archivieren.

Internationale, staatliche, lokale und industrielle Regulierungseinrichtungen (FRCP, FOIA, SOX, HIPAA, FINRA, GLBA, NYSE, NASD, SEC, HITEC und andere) verlangen konforme, redundante und einfach abrufbare Archive. eDiscovery erweitert diese Konformitätsvoraussetzungen für Organisationen. Auf Anfrage müssen Lokalisierung, Abruf und Verwendung des Inhalts eines E-Mail-Archivs kurzfristig durchführbar sein.

Die DSGVO als zusätzlicher Grund für den professionellen Umgang mit E-Mails

Im Zusammenhang mit der Archivierung von E-Mails spielt auch die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine Rolle, die ab dem 25. Mai 2018 gilt. Sie harmonisiert die rechtlichen Grundlagen für den Datenschutz in Europa. Im Mittelpunkt stehen dabei personenbezogene Daten. Es geht unter anderem um Regelungen hinsichtlich der Einwilligung zur Verarbeitung, um Informationspflichten und das Recht auf Löschung. Da E-Mails personenbezogene Daten enthalten, ergeben sich aus der DSGVO auch besondere Anforderungen an die Archivierung

Sichere E-Mail-Archivierung auf externem Server

Ich biete Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails cloudbasiert zu archivieren, ohne dass Sie dafür einen eigenen Server oder spezielle Software brauchen. Dabei können Sie sicher sein, dass alle rechtlichen Vorgaben erfüllt sind, auch die des Steuerrechts und der DSGVO. 


Zusätzlich stehen Ihnen verschiedene Funktionen für Ihr E-Mail-Management zur Verfügung. Profitieren Sie von verschiedenen Berechtigungsstufen, automatischer Benutzererkennung und weiteren Möglichkeiten.

Unkomplizierte Suche nach Informationen

Suchfunktionen helfen dabei, bestimmte komprimierte E-Mails aus dem Archiv schnell zu finden. Das funktioniert zu jeder Zeit und an jedem Ort. Denn ein externer Server ermöglicht Unabhängigkeit von der firmeneigenen IT-Infrastruktur. Archivierte Mails können Sie sich webbasiert oder über Ihren E-Mail-Server anzeigen lassen. Datensicherheit und die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben sind in jedem Fall gewährleistet, nicht zuletzt durch die kontinuierliche Anpassung an den aktuellen Stand der Dinge.